| Wynajem biur
Ogólne Warunki Najmu (OWN) Wirtualnego Biura
z dnia 28 sierpnia 2023 r.
Na skróty
Definicje
Wynajmujący – Biznes Punkt Sp. z o.o., ul. Chłodna 5A, 83-110 Tczew, NIP: 5932625876, KRS: 0000863385 zwany dalej Administratorem, działający pod marką Biznes Punkt.
Najemca– (1) osoba prawna; (2) osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą albo (3) jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną; - korzystająca lub zamierzająca korzystać z Usługi Najmu Wirtualnego Biura, zwany dalej Użytkownikiem.
Usługa Najmu Wirtualnego Biura – usługa świadczona przez Administratora na rzecz Użytkownika zgodnie Ogólnymi Warunkami Najmu.
Ogólne Warunki Najmu (OWN) - stanowią integralną część Formularza Zgłoszenia Wirtualnego Biura, oraz Umowy, zawartej pomiędzy Administratorem a Użytkownikiem określającej szczegółowe zasady świadczenia usługi najmu oraz prawa i obowiązki obu stron. OWN dostępne jest wyłącznie w języku polskim.
Formularz Zgłoszenia Wirtualnego Biura dalej zwany Zgłoszeniem to jedno z 2 opcji do wyboru:
-
Wypełniony i wysłany formularz online dostępny na stronie internetowej
-
Wydrukowany formularz PDF, wypełniony i podpisany przez Użytkownika w siedzibie Administratora.
Umowa – Potwierdzenie Zawarcia Umowy oznaczone unikalnym numerem identyfikacyjnym nadanym przez Administratora.
Strona Internetowa – https://biznespunkt.pl
Pakiet Usług – zestaw usług i korzyści oznaczony ceną i okresem jego trwania.
Potwierdzenie Zawarcia Umowy – dokument wysyłany przez Administratora do Użytkownika z chwilą zawarcia Umowy zgodnie z pkt. 18 OWN. Potwierdzenie dostępne jest wyłącznie w języku polskim.
Polityka Prywatności – niezależny dokument będący uzupełnieniem do Umowy, określający ogólne zasady przechowywania i przetwarzania danych przez Administratora.
Oświadczenie AML - Od 15 maja 2021 r. obowiązuje część przepisów wprowadzonych ustawą zmieniającą ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z 1 marca 2018 r. (AML). Nowelizacja dostosowuje polskie przepisy AML do tzw. 5 Dyrektywy AML. Zmiany mają na celu w szczególności zwiększenie transparentności informacji o beneficjentach rzeczywistych podmiotów korporacyjnych, a także poprawę dostępu organów powołanych do zwalczania prania pieniędzy do informacji posiadanych przez instytucje obowiązane.
Kodeks Cywilny – Ustawa Kodeks Cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 ze zm.).
Postanowienia ogólne
-
Administrator oświadcza, iż posiada tytuł prawny do najmu lokalu użytkowego mieszczącego się w Tczewie przy ul. Chłodnej 5A, stanowiącego przedmiot Umowy.
-
Administrator zezwala Użytkownikowi na używanie adresu lokalu jako adresu siedziby Użytkownika (tj. możliwość rejestracji firmy pod adresem ul. Chłodna 5A, 83-110 Tczew i używania tego adresu do celów marketingowych oraz korespondencyjnych) na okres trwania umowy najmu.
-
Umowa zawierana na czas zgodny z wybranym Pakietem Usług, potem przechodzi automatycznie na czas nieokreślony.
-
Jako skuteczne zakończenie Umowy przez Użytkownika rozumie się złożenie pisemnego wypowiedzenia (może być w treści maila) wraz z załączonym dokumentem powiadamiającym właściwe organy rejestrowe o zmianie swojej siedziby.
-
W przypadku braku zmiany adresu we właściwym organie rejestrowym przez Użytkownika mimo złożonego wypowiedzenia – Umowę traktuje się jako niewypowiedzianą.
-
Użytkownik oświadcza, że przyjmuje do wiadomości, że lokal jest używany także przez inne podmioty będące jego użytkownikami bądź korzystającymi z adresu na zasadach określonych w odrębnej Umowie. Strony oświadczają tym samym, że okoliczność ta nie stanowi naruszenia niniejszej umowy przez Administratora.
-
Użytkownik nie może przenieść praw wynikających z niniejszej Umowy na inny podmiot.
-
Użytkownik nie ma prawa przechowywania pod adresem nieruchomości Administratora dokumentacji rachunkowej. Użytkownik zobowiązuje się zgłosić do właściwych organów, a w szczególności organów skarbowych, jako miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej adres inny niż adres Administratora lub podpisać umowę z biurem rachunkowym, który będzie przechowywał dokumentację.
-
Strony zgodnie postanawiają, że Użytkownik nie jest uprawniony do wnoszenia i pozostawiania jakichkolwiek rzeczy ruchomych na terenie obiektu oraz zobowiązuje się nie wprowadzać na teren obiektu żadnych składników majątkowych mogących podlegać egzekucji.
-
Strony zgodnie postanawiają, że Administrator wszelkie informacje, wnioski, pytania, uwagi służące realizacji Umowy będzie Użytkownikowi przekazywać na adresy kontaktowe, mailowe podane w procesie wypełniania Zgłoszenia.
-
Strony zgodnie postanawiają, że przekazane przez Użytkownika w Zgłoszeniu adresy kontaktowe oraz mailowe zostaną zawarte w Umowie.
-
Ze względu na międzynarodowy charakter prowadzonej przez Administratora działalności, Administrator zastrzega sobie prawo do przekazywania danych Użytkownika zawartych w Umowie polskim oraz zagranicznym instytucjom państwowym i organom władzy na ich wniosek: (1) pisemny - dostarczony drogą pocztową lub mailem na adres Administratora (2) ustny - po okazaniu legitymacji, w siedzibie Administratora.
-
Administrator zastrzega sobie prawo do zachowania historii korespondencji wysyłanej drogą elektroniczną do Użytkownika w celu dowodowym, by móc potwierdzić, że owa wiadomość e-mail została wysłana.
Cel i zakres zawarcia umowy
14. Umowa zawierana jest w celu:
-
Zarejestrowania działalności gospodarczej Użytkownika pod adresem nieruchomości Administratora wskazanej w pkt.1 OWN w roli siedziby lub oddziału działalności;
-
Obsługi korespondencji Użytkownika przychodzącej na zasadach określonych w dalszej części niniejszego OWN, zgodnych z wybranym w procesie rejestracji Umowy Pakietem Usług;
15. Zakres Umowny Najmu:
-
Adres do celów rejestracyjnych firmy, oddziału, fundacji;
-
Możliwość wykorzystania adresu do celów korespondencyjnych i marketingowych;
-
Odbiór i przechowywanie korespondencji przychodzącej;
-
Przesyłanie informacji o odebranej korespondencji na wskazany adres e-mail lub SMS na wskazany numer telefonu;
-
Skanowanie odebranej korespondencji i wysyłanie na wskazany adres e-mail (na życzenie i za zgodą Użytkownika) - limit skanowanych stron miesięcznie: 30 stron;
16. Koszt skanowania korespondencji po przekroczeniu limitu jest zgodny z bieżącym Cennikiem Usług dostępnym na Stronie Internetowej Administratora.
17. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Cenniku Usług.
18. Administrator nie zezwala Użytkownikowi na korzystanie z nieruchomości w innym celu niż określony w niniejszym OWN.
Proces zawierania umowy
19. Zasady zawierania Umowy:
-
Wypełnienie Zgłoszenia przez Użytkownika
-
Opłacenie Zgłoszenia przez Użytkownika w całości, w terminie oznaczonym na fakturze Pro-Forma. Odpłatność z tytułu Zgłoszenia jest zgodna z wybranym przez Użytkownika Pakietem Usług. Datą zapłaty jest data zaksięgowania wpłaty na rachunku bankowym Administratora.
-
Wypełnienie i dostarczenie Oświadczenia AML (papierowo lub elektronicznie).
-
Dostarczenie brakujących danych w terminie 14 dni kalendarzowych od przesłania Zgłoszenia.
-
Weryfikacja - Z chwilą otrzymania wypełnionego Zgłoszenia Administrator podejmuje się weryfikacji zgłoszonych danych przez Użytkownika oraz informuje go o otrzymaniu Zgłoszenia.
-
Potwierdzenie - Z chwilą zaksięgowania wpłaty od Użytkownika oraz otrzymania wszystkich niezbędnych danych Administrator wysyła Użytkownikowi na adres pocztowy oraz adres e-mail Potwierdzenie Zawarcia Umowy (zgodne z wzorem w Załączniku nr 1 do OWN).
20. Administrator ma świadomość, że uzyskanie takich danych, jak NIP, REGON, KRS wymaga czasu. Administrator udziela 14 dniowego okresu czasu na zebranie wszystkich danych i ich zaktualizowanie.
21. Użytkownik może zaktualizować swoje dane wysyłając wiadomość na adres e-mail biuro@biznespunkt.pl.
22. Z chwilą skutecznego wysłania wypełnionego Zgłoszenia Użytkownik uzyskuje zgodę na rejestrację swojej działalności pod adresem naszego biura: Biznes Punkt, ul. Chłodna 5A, 83-110 Tczew – z zachowaniem wszystkich warunków określonych w pkt 20 OWN.
23. W sytuacji, kiedy Użytkownik:
-
Wysłał Zgłoszenie i zgłosił nasz adres w bazie CEiDG lub KRS (w dowolnym czasie od momentu wypełnienia formularza) a nie opłacił usługi najmu w terminie określonym w pkt 20.2 OWN – skutkować będzie naliczeniem opłaty zgodnej z Pakietem Usług wybranym przez Użytkownika, powiększonej o karę umowną w wysokości 2500 zł (słownie: dwa tysiące pięćset złotych) netto.
-
Nie wysłał Zgłoszenia, nie poinformował o swoich zamiarach Administratora i zgłosił nasz adres w bazie CEiDG lub KRS a nie opłacił Zgłoszenia w wyznaczonym terminie od zaistniałej sytuacji – skutkować będzie natychmiastowym poinformowaniem właściwych organów o naruszeniu zasad z wnioskiem o wykreślenie działalności Użytkownika z adresu nieruchomości Administratora.
-
Wysłał Zgłoszenie i nie zgłosił naszego adresu w bazie CEiDG lub KRS i nie opłacił Zgłoszenia - traktujemy jako rezygnację z zawarcia Umowy i uznajemy wypełnienie Zgłoszenia jako anulowane.
-
Wysłał Zgłoszenie i nie zgłosił naszego adresu w bazie CEiDG lub KRS lecz opłacił Zgłoszenie traktujemy jako wyrażenie zgody na zawarcie Umowy i akceptację warunków niniejszego OWN.
24. Za zawarcie Umowy rozumie się: Uzyskanie od Administratora Potwierdzenia Zawarcia Umowy.
25. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek niepodanie wskazanych w OWN danych osobowych niezbędnych do zawarcia Umowy skutkuje brakiem możliwości zawarcia tejże Umowy.
Płatności
26. Należność z tytułu Zgłoszenia będzie płatna z góry z chwilą wysłania Zgłoszenia w formie przelewu bankowego (lub innych dostępnych formach płatności) na konto Administratora wskazane poniżej, lub inne wskazane na fakturze:
Właściciel rachunku bankowego: Biznes Punkt Sp. z o.o.
Bank BNP Paribas / Rachunek bankowy: PL72 1600 1462 1867 0127 3000 0001
BIC (Swift): PPABPLPK
27. Z tytułu świadczonych usług oferowanych w ramach Umowy Administrator wystawi fakturę VAT z chwilą zaksięgowania wpłaty na rachunku bankowym lub w skrajnych sytuacjach w późniejszym terminie na życzenie Użytkownika, jeśli ma to związek z dopełnieniem przez Użytkownika procedur związanych z rejestracją w VAT.
28. Faktury VAT będą wysyłane pocztą elektroniczną na adres e-mail Użytkownika podane w Zgłoszeniu, który będzie jednocześnie adresem do przesyłania korespondencji elektronicznej.
29. Brak otrzymania faktury w formie papierowej nie zwalnia Użytkownika z obowiązku zapłaty opłaty za usługę.
30. Nie opłacenie wybranej usługi w terminie podanym w fakturze Pro-Forma rozumiane jest jako rezygnacja z wybranej usługi, z wyłączeniem sytuacji opisanej w pkt 24.1 OWN.
Obsługa korespondencji
31. Administrator zapewnia w ramach łączącej strony Umowy odbiór korespondencji (listy zwykłe, polecone, priorytetowe, paczki, przesyłki kurierskie) Użytkownika oraz mailowe i telefoniczne informowanie o jej nadejściu.
32. Administrator zastrzega sobie prawo do nieodbierania przesyłek płatnych za pobraniem zaadresowanych do użytkowników wirtualnego biura.
33. Obsługa korespondencji przychodzącej wymaga udzielenia przez Użytkownika odrębnego pełnomocnictwa (pocztowego bądź notarialnego). Koszt pełnomocnictwa pokrywa Użytkownik.
34. Użytkownik zobowiązany jest do przekazania kopii/skanu ważnego pełnomocnictwa pocztowego (z nadanym numerem pełnomocnictwa przez Urzędnika Pocztowego) Administratorowi. Przekazanie pełnomocnictwa może nastąpić: drogą pocztową, drogą elektroniczną, osobiście.
35. Administrator zobowiązuje się do niezwłocznego, tj. w ciągu doby roboczej (24 godziny) od wpłynięcia korespondencji, mailowego i/lub telefonicznego informowania Użytkownika o odebranej korespondencji. Na pisemne żądanie Użytkownika przesyłki będą mogły być otwierane, skanowane i przesyłane drogą elektroniczną na wskazany przez Użytkownika adres e-mail. Użytkownik ma obowiązek na bieżąco odbierać od Administratora korespondencję.
36. Administrator może na życzenie i koszt Użytkownika wysyłać pocztę przychodzącą zbiorczo na adres wskazany przez Użytkownika. Koszt wysyłki jest pokrywany przez Użytkownika i jest zgodny z cennikiem firmy kurierskiej. Termin przesyłania korespondencji w wersji papierowej do Użytkownika: na życzenie
37. Korespondencja nieodebrana w terminie 3 miesięcy od dnia poinformowania o wpłynięciu przez Administratora będzie przesyłana na adres Użytkownika wskazany w Zgłoszeniu na ryzyko i koszt Użytkownika.
38. Strony ustalają, że o prawidłowo dostarczonej wiadomości wysłanej na adres korespondencyjny świadczy otrzymany przez drugą stronę raport odbioru / odczytu wiadomości. Pismo / dokument wysłany drugiej Stronie pocztą tradycyjną awizowane dwukrotnie uznaje się za doręczone.
39. Administrator zobowiązuje się do traktowania korespondencji oraz wszelkich innych informacji dotyczących Użytkownika jako materiałów poufnych. Wszystkie informacje dotyczące Użytkownika oraz dokumenty będą przetwarzane i przechowywane z należytą starannością i zachowaniem polityki prywatności.
40. Użytkownik zobowiązany jest poinformować Administratora o osobie/osobach upoważnionych do odbioru wszelkiej korespondencji Użytkownika. Informacja musi zawierać Imię i Nazwisko osoby/osób oraz numer identyfikacyjny dowolnego, ważnego dokumentu tożsamości. Informacja może zostać przekazana na piśmie, drogą elektroniczną lub telefonicznie (SMS). Upoważnienie może mieć charakter stały lub jednorazowy. Użytkownik zobowiązany jest określić charakter upoważnienia.
41. Wszelka korespondencja Użytkownika, skanowana za jego zgodą, po wysłaniu do Użytkownika na wskazany adres e-miał będzie niezwłocznie usuwana z dysku Administratora.
Rozwiązanie umowy przez Administratora
42. Administrator ma prawo rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia postanowień Umowy przez Użytkownika, określonych w niniejszym OWN.
43. Za rażące naruszenie postanowień Umowy rozumie się:
-
Powodowanie sytuacji przez Użytkownika, w których Administrator nie może nawiązać kontaktu z Użytkownikiem np. notoryczne nie odbieranie telefonu lub poczty elektronicznej; zmiana danych kontaktowych oraz korespondencyjnych bez uprzedniego poinformowania o tym fakcie Administratora;
-
Zaleganie z płatnościami za okres minimum 3 miesięcy (w przypdaku wyboru rozliczeń miesięcznych)
44. W przypadku rozwiązania Umowy w trybie natychmiastowym:
-
Administrator wystąpi z wnioskiem do właściwych organów o wykreślenie Użytkownika z adresu nieruchomości Administratora.
-
Administrator poinformuje operatorów pocztowych o pozbawieniu Użytkownika prawa do używania adresu nieruchomości Administratora.
45. Administrator, z tytułu wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym nie będzie rościł sobie praw do żadnych dodatkowych opłat, oraz nie oddaje pieniędzy Użytkownikowi z tytułu płatności za Zgłoszenie za dany okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny).
Rozwiązanie umowy przez Użytkownika
46. Użytkownik ma prawo rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia postanowień Umowy przez Administratora, określonych w niniejszym OWN.
47. Za rażące naruszenie postanowień Umowy rozumie się:
-
Powodowanie sytuacji przez Administratora, w których Użytkownik nie może nawiązać kontaktu z Administratorem np. notoryczne nie odbieranie telefonu lub poczty elektronicznej; zmiana danych kontaktowych bez uprzedniego poinformowania o tym fakcie Użytkownika;
48.W przypadku rozwiązania Umowy w trybie natychmiastowym:
-
Użytkownik wystąpi z wnioskiem do właściwych organów o wykreślenie swojej działalności z adresu nieruchomości Administratora.
-
Użytkownik poinformuje operatorów pocztowych o pozbawieniu Administratora pełnomocnictwa pocztowego.
49. Użytkownik, z tytułu wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym nie będzie rościł sobie praw do zwrotu jakichkolwiek poniesionych kosztów związanych z zawarciem Umowy i jej realizacją.
Wypowiedzenie umowy
50. Każda ze Stron ma prawo wypowiedzieć Umowę z 3 miesięcznym wyprzedzeniem liczonym na koniec miesiąca kalendarzowego.
Wyłączenie odpowiedzialności
51. Administrator nie odpowiada za ewentualne szkody, w tym rzeczywiste straty oraz utracone korzyści powstałe z tytułu nie odbierania przez Użytkownika w terminie jakichkolwiek przesyłek.
52. Administrator nie odpowiada za ewentualne szkody, w tym rzeczywiste straty oraz utracone korzyści powstałe z tytułu, że pod adresem, o którym mowa w pkt 1 OWN jest jedynie zarejestrowana firma Użytkownika i nie jest to adres do kontaktów bezpośrednich z Użytkownikiem.
53. Administrator nie odpowiada za ewentualne szkody, w tym rzeczywiste straty oraz utracone korzyści powstałe na skutek niedopełnienia przez Użytkownika obowiązku złożenia w Urzędzie Pocztowym pełnomocnictwa do odbierania poczty na rzecz Administratora.
54. Administrator nie ponosi żadnej odpowiedzialności związanej z prowadzoną przez Użytkownika działalnością gospodarczą. W przypadku gdyby jakakolwiek osoba trzecia wystąpiła z roszczeniami wobec Administratora związanymi z prowadzoną przez Użytkownika działalnością gospodarczą, Użytkownik zobowiązuje się niezwłocznie uwolnić Administratora od odpowiedzialności z tego tytułu.
55. Administrator nie odpowiada za odbiór i przechowywanie korespondencji, która nadejdzie na adres ul. Chłodna 5A, 83-110 Tczew miesiąc po terminie zakończenia trwania Umowy.
Postanowienia końcowe
56. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w postanowieniach niniejszego OWN. Użytkownik zostanie poinformowany o planowych zmianach na 30 dni przez ich wprowadzeniem. Nowy OWN wraz z oznaczonymi zmianami będzie dostępny na Stronie Internetowej oraz zostanie wysłany drogą mailową. Użytkownik będzie miał 30 dni kalendarzowych od momentu ogłoszenia zmian na zaakceptowanie lub odrzucenie nowych warunków. Odrzucenie nowych warunków skutkować będzie rozwiązaniem Umowy w trybie natychmiastowym.
57. Administrator zapewnia, że ewentualne wprowadzane zmiany do OWN mogą dotyczyć: (1) cen usług dodatkowych, nie wchodzących w skład wybranego Pakietu Usług w procesie zawierania Umowy; (2) zasad obsługi korespondencji, w celu zachowania Polityki Prywatności na najwyższym możliwym poziomie, zgodności ze zmieniającymi się przepisami ochrony danych osobowych oraz ułatwieniu wymianie informacji obu Stronom.
58. Administrator zapewnia, że wprowadzane zmiany do OWN nie będą skutkowały dopłatą do już opłaconego Pakietu Usług w procesie zawierania Umowy, wybranego w Zgłoszeniu.
59. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w postanowieniach niniejszego OWN dla nowych Użytkowników bez konieczności informowania o tym fakcie wcześniej zarejestrowanych Użytkowników – z zaznaczeniem, że owe zmiany dotyczą tylko nowych Użytkowników i nie obowiązują już zarejestrowanych Użytkowników.
60. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy strony poddają rozstrzygnięciu Sądowi powszechnemu właściwemu dla siedziby Administratora.
61. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy będą mieć zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
Godziny otwarcia
Zachęcamy do uprzedniego umówiania wizyt w naszym biurze. Zdarza się, że jesteśmy w terenie. Np. na poczcie :)